Privacybeleid

Privacy- en informatievoorschrift Westlands Schaatsmuseum

betreft: toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

A. Definities
– De Stichting
– algemene persoonsgegevens
– gevoelige persoonsgegevens
– registratie
– eigenaar
– derden binnen de organisatie van het museum
– derden buiten de organisatie van het museum

1. Reikwijdte van het privacy- en informatievoorschrift

2. Doelstelling van het museum

3. Persoonsgegevens die worden verwerkt
a. algemeen
b. manier waarop de persoonsgegevens worden verkregen
c. toestemming tot registratie en de manier waarop de toestemming tot registratie van persoonsgegevens wordt verkregen
e. Toepassing van de privacy- en informatievoorschrift van het museum op reeds bestaande registraties op de datum van ingang van dit voorschrift

4. Beheer van de verwerkte gegevens
a. eigenaar van de verwerkte gegevens
b. opslag van de verwerkte gegevens
c. beveiliging van de verwerkte gegevens
d. vernietiging van een registratie
e. toegang tot de verwerkte gegevens
f. bewaartermijn van de verwerkte gegevens

5. Verstrekking van de verwerkte gegevens
a. algemeen
b. verstrekking van persoonsgegevens aan derden binnen de organisatie van het museum
c. verstrekking van persoonsgegevens aan derden buiten de organisatie van het museum
d. voorwaarden met betrekking tot de manier waarop gegevens worden verstrekt

6. Recht van inzage, correctie, verwijdering en beperking
a. inzage in de het privacy- en informatievoorschrift van het museum
b. inzage in de geregistreerde gegevens
c. correctie of verwijdering van de geregistreerde gegevens
d. beperking op het verstrekken van de geregistreerde persoonsgegevens aan derden binnen de organisatie van het museum
e. afmelding voor spontane informatieverstrekking door het museum

7. Inwerkingtreding van het privacy- en informatievoorschrift van het museum
a. Datum van ingang van het voorschrift
b. Wijziging van het voorschrift
c. Bekendmaking van het voorschrift

B. Register van registraties

C. Modeldocumenten

Privacy- en informatievoorschrift Westlands Schaatsmuseum

A. Definities

– De Stichting
In dit document wordt onder “de Stichting” verstaan: de Stichting Het Westlands Schaatsmuseum
algemene persoonsgegevens
Een algemeen persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
– gevoelige persoonsgegevens
Een gevoelig persoonsgegeven is een gegeven dat, aanvullend op de algemene persoonsgegevens, informatie bevat die het risico inhoudt van een ernstige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer.
– registratie
Onder registratie onder dit voorschrift wordt verstaan elke registratie van persoonsgegevens die door het museum wordt aangelegd of beheerd, voor zover deze niet betrekking heeft op leden van het bestuur van het museum.
– eigenaar
Eigenaar van de registraties is het bestuur van de Stichting Het Westlands Schaatsmuseum
– derden binnen de organisatie van het museum
Onder derden binnen de organisatie van het museum wordt verstaan de door het bestuur geregistreerde vrijwilligers die diverse werkzaamheden verrichten ten behoeve van de Stichting.
– derden buiten de organisatie van het museum
Onder derden buiten de organisatie van het museum wordt verstaan iedere persoon, elk bedrijf , instelling of organisatie waarover het bestuur van de Stichting Het Westlands Schaatsmuseum geen zeggenschap heeft.

1. Reikwijdte van het privacy- en informatievoorschrift
Dit privacy- en informatievoorschrift is van toepassing op alle registraties die door het bestuur van de stichting worden beheerd.

2. Doelstelling van het museum
De stichting heeft ten doel zich in te zetten voor een algemeen en cultureel belang door de exploitatie van een schaatsmuseum.
Zij tracht haar doel onder meer te bereiken door het aanleggen, beheren en conserveren van een verzameling winterattributen, waaronder schaatsen, kleding, sleden, ski’s, historische prenten en/of foto’s, alsmede voorts al hetgeen in de ruimste zin met één en het ander verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn.
De stichting heeft niet tot doel het maken van winst.

3. Persoonsgegevens die worden verwerkt

a. algemeen
De stichting registreert alleen algemene persoonsgegevens voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt en die strikt noodzakelijk zijn voor het realiseren van de onder 2. genoemde doelstelling.
De Stichting registreert geen gevoelige persoonsgegevens.

b. manier waarop de persoonsgegevens worden verkregen
De Stichting verkrijgt de persoonsgegevens uitsluitend door schriftelijke opgave van een ieder die de Stichting op enigerlei manier wil ondersteunen, dan wel op enigerlei wijze door de Stichting periodiek geïnformeerd wil worden, dan wel door spontane benadering van de Stichting door particulieren, bedrijven, instellingen of organisaties via email en/of post.

c. toestemming tot registratie en de manier waarop de toestemming tot registratie van persoonsgegevens wordt verkregen
Om persoonsgegevens te registreren heeft de Stichting expliciet toestemming nodig van degene van wie de persoonsgegevens worden geregistreerd.
Elke schriftelijke opgave bevat daarom een clausule waarbij een ieder die de Stichting wil ondersteunen of door de Stichting periodiek geïnformeerd wil worden expliciet toestemming geeft tot registratie van zijn/haar
persoonsgegevens.
Bij een spontane benadering van de Stichting door particulieren, bedrijven, instellingen of organisaties via email of post wordt ervan uitgegaan dat daarmee tevens expliciete toestemming wordt gegeven tot registratie van de daarbij vermelde algemene persoonsgegevens.

d. Toepassing van het privacy- en informatievoorschrift van het museum op reeds bestaande registraties op de datum van ingang van dit voorschrift
Dit privacy- en informatievoorschrift is tevens van toepassing op de registraties van de Stichting die op de datum van inwerkingtreding van dit voorschrift al onder haar beheer was.
Er wordt daarbij vanuit gegaan dat de Stichting ten tijde van de registratie van deze persoonsgegevens daarvoor toestemming had.

4. Beheer van de verwerkte gegevens

a. eigenaar van de verwerkte gegevens
Eigenaar van de verwerkte gegevens is het bestuur van de Stichting Het Westlands Schaatsmuseum

b. opslag van de verwerkte gegevens
Verwerkte gegevens worden opgeslagen in een papieren en/of een digitaal bestand.

c. beveiliging van de verwerkte gegevens
– Verwerkte gegevens op papier
De verwerkte gegevens op papier die bewaard worden in het museum zelf, zijn tijdens de openingstijden altijd onder toezicht van de op dat moment aanwezige medewerker van het museum.
Buiten de openingstijden worden de gegevens bewaard in een afgesloten kast, waarvan de sleutelbewaarplaats alleen bekend is bij het bestuur en vrijwilligers van het museum.
De verwerkte gegevens op papier buiten het museum zelf , zijn altijd onder toezicht van degene die de gegevens onder zijn beheer heeft, of worden ,bij diens afwezigheid, bewaard in een afgesloten bergruimte.

– Verwerkte gegevens op digitale media
De toegang tot verwerkte gegevens op digitale media is beveiligd met een gebruikersnaam en een wachtwoord.
Verwerkte gegevens op draagbare media (laptop, u.s.b.-stick of dataschijf), die buiten het woonadres van de houder worden gebruikt, zijn te allen tijde onder toezicht van de houder ervan.
Van verwerkte gegevens op digitale media, wordt regelmatig een back-up gemaakt, zodat bij verlies, diefstal of vernietiging de gegevens zijn te reproduceren.

– melding van datalekken
Indien verwerkte gegevens, digitaal opgeslagen of op papier, verloren gaan door verduistering of diefstal en daardoor het risico bestaat dat de gegevens worden gebruikt door personen die daar niet voor zijn geautoriseerd, stelt het bestuur terstond de personen van wie de gegevens zijn ontvreemd daarvan in kennis. Deze kennisgeving, inclusief de contactgegevens van de geadresseerden, wordt door het bestuur gearchiveerd ter bevestiging dat het bestuur van de Stichting aan zijn verplichting heeft voldaan.

d. Vernietiging van een registratie
Indien de eigenaar van een registratie deze geheel of gedeeltelijk verwijdert of vernietigt, gebeurt dat zodanig dat de gegevens niet meer zijn te reproduceren.

e. Toegang tot de verwerkte gegevens
Onbeperkte toegang tot de verwerkte gegevens, hetzij op papier of op digitale media, hebben de bestuursleden van de Stichting.
De vrijwilligers binnen de organisatie hebben toegang tot de verwerkte gegevens voor zover zij die nodig hebben voor de uitvoering van de door het bestuur aan hen toevertrouwde werkzaamheden.

f. bewaartermijn van de verwerkte gegevens
De verwerkte gegevens worden niet langer bewaard dan zij nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn gegeven.

5. Verstrekking van de verwerkte gegevens
a. algemeen
Verwerkte gegevens worden nooit aan derden binnen of buiten de organisatie van het museum verstrekt voor commerciële doeleinden.
De Stichting verstrekt geen persoonsgegevens uit de financiële administratie aan derden binnen of buiten de organisatie van het museum, tenzij daartoe een wettelijke plicht of rechterlijk bevel bestaat.

b. verstrekking van persoonsgegevens aan derden binnen de organisatie van het museum
Het bestuur kan specifieke persoonsgegevens aan één of meer vrijwilligers verstrekken voor zover die nodig zijn voor de aan hen toevertrouwde werkzaamheden.

c. verstrekking van persoonsgegevens aan derden buiten de organisatie van het museum
Het bestuur verstrekt geen persoonsgegevens aan derden buiten de organisatie, tenzij daartoe een wettelijke plicht of rechterlijk bevel bestaat.

d. voorwaarden met betrekking tot de manier waarop persoonsgegevens worden verstrekt
Slechts die persoonsgegevens worden gevraagd en verwerkt die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gegeven.
Bij een collectieve verzending van mailings, brieven of andere informatie-uitingen mogen de contactgegevens van de geadresseerden niet zichtbaar zijn voor de ontvangers. Een uitzondering hierop geldt uitsluitend indien de ontvangers allen behoren tot de organisatie van het museum.

6. Recht van inzage, correctie, verwijdering en beperking
a. inzage in het privacy- en informatievoorschrift van het museum
Een ieder in- of buiten de organisatie heeft het recht dit privacy- en informatievoorschrift in te zien.

b. inzage in de geregistreerde gegevens
Een ieder van wie de Stichting gegevens heeft geregistreerd, heeft het recht de vastgelegde gegevens in te zien die op hem/haar betrekking hebben.

c. correctie of verwijdering van de van hem/haar geregistreerde gegevens
Een ieder van wie de Stichting gegevens heeft geregistreerd, heeft het recht deze gegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen. Het bestuur van de Stichting voldoet zo spoedig mogelijk aan het verzoek en stelt de verzoeker daarvan terstond op de hoogte.

d. beperking op het verstrekken van de van hem/haar geregistreerde persoonsgegevens aan derden binnen de organisatie van het museum.
Een ieder van wie de Stichting gegevens heeft geregistreerd, heeft het recht om te verzoeken zijn/haar persoonsgegevens niet te verstrekken aan derden binnen de organisatie van het museum.
Het bestuur van de Stichting voldoet zo spoedig mogelijk aan het verzoek en stelt de verzoeker daarvan terstond op de hoogte.

e. afmelding voor spontane informatieverstrekking door het museum
Een ieder van wie de Stichting gegevens heeft geregistreerd, heeft het recht zich af te melden voor spontane informatieverstrekking door de Stichting.
Het bestuur van de Stichting voldoet zo spoedig mogelijk aan het verzoek en stelt de verzoeker daarvan terstond op de hoogte.

7. Inwerkingtreding van het privacy- en informatievoorschrift van het museum
a. Datum van ingang van het voorschrift
Dit privacy- en informatievoorschrift treedt in werking op 25 mei 2018. 

b. Wijziging van het voorschrift
Wijziging van dit privacy- en informatievoorschrift is voorbehouden aan het bestuur van het Westlands schaatsmuseum.
Wijzigingen worden in dit document opgenomen met de datum van inwerkingtreding, waarbij wordt aangegeven welke wijziging is aangebracht en welke tekst is vervangen.

c. Bekendmaking van het voorschrift
Het privacy- en informatievoorschrift wordt in zijn geheel gepubliceerd op de website van het Westlands schaatsmuseum en een papieren exemplaar wordt bewaard in het museum.
De inwerkingtreding van dit voorschrift wordt via email of post bekendgemaakt aan de reeds voor die datum geregistreerde vrijwilligers en donateurs van de stichting met een verwijzing naar het voorschrift op de website van het Westlands schaatsmuseum.
Hierbij wordt tevens aangegeven dat zij zonder tegenbericht worden geacht de Stichting toestemming te geven voor het verdere beheer van de over hen geregistreerde gegevens en de spontane toezending van informatie over de activiteiten van het museum.
Tevens maakt het bestuur van de Stichting de inwerkingtreding van dit voorschrift bekend in de voor hen gebruikelijke media-uitingen.
Wordt dit voorschrift gewijzigd, dan wordt dat op dezelfde wijze bekend gemaakt. 

Datum vaststelling: 18 mei 2018

Het bestuur van het Westlands Schaatsmuseum,
De voorzitter,                               De secretaris,
w.g.                                            w.g.
J.G.P. Verbeek                              H.C.C.M. Zwinkels

REGISTRATIES DIE DOOR DE STICHTING WORDEN GEHOUDEN

1. Register van vrijwilligers (digitaal en op papier)

2. Register van Donateurs (digitaal en op papier)

3. Register van contactpersonen van organisaties en instellingen met wie het museum relaties onderhoudt (digitaal)

4. E-mails ontvangen via de website van het Westlands Schaatsmuseum op het e-mailadres: info@westlands-schaatsmuseum.nl)

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.